REITAN CONVENIENCE ESTONIA AS

Privaatsusteave

 

I. Sissejuhatus

1. Reitan Convenience Estonia AS (edaspidi Reitan) igapäevaseks majandustegevuseks on erinevate kaubamärkide (R-Kiosk, Caffeine jne) kaudu mugavuskaupluste ja kohvikute pidamine ning sellise võimaluse pakkumine teistele ettevõtjatele. Sortimendis on enamjaolt toidukaubad, tervislikud kiirtoidud, joogid, maiustused, esmatarbekaubad ja teenused. Igapäevases majandustegevuses töötleb Reitan isikuandmeid erinevate kaupade ja teenuste müümise ning vahendamise eesmärgil. Oma tegevuses juhindub Reitan isikuandmete kaitse üldmäärusest (ÜM) isikuandmete kaitse seadusest (IKS) Reitan enda Andmekaitsealasest Strateegiast (asub siin: link) ning muudest andmekaitsealastest kehtestatud normatiividest. Käesolev privaatsusteave (edaspidi Privaatsusteave) on adresseeritud peamiselt ÜM ja IKS regulatsioonis sätestatud andmesubjektile ehk füüsilistele isikutele, kelle isikuandmeid töödeldakse.

1.2. Reitan mõistab, et andmesubjektid on teadlikud ja hoolivad oma isikuandmete töötlemisest ja kinnitab andmete töötlemiseks üles seatud reeglite täitmisse suhtutakse täie tõsidusega. Privaatsusteave kirjeldab Reitani poolt kasutatavaid põhimõtteid ja praktikat, mis puudutab tervet isikuandmete töötlemise ahelat alates kogumisest, kasutamisest kuni kustutamiseni seades fookusesse isikuandmete kaitse. Isikuandmete kaitse on pidev vastutus, mistõttu aeg-ajalt vaatab Reitan Privaatsusteave reeglistiku üle, kontrollib selle vastavust kehtestatud nõuetele ning vajadusel uuendab selle sisu.

II. Andmekaitsespetsialist (AKS)

2.1. Reitan Convenience Estonia AS, registrikood: 10406134, asukohaga Harju maakond, Tallinn, Lõõtsa 1a, 11415, andmekaitsealaste nõuete täitmiseks on määratud andmekaitsespetsialistiks järgmine isik:

Fondia Eesti OÜ, postiaadress Rotermanni 14, Tallinn 10111. E-post: dpo.reitanconvenience@fondia.com.

III. Andmete kogumine

3.1. Reitan kogub isikuandmeid peamiselt oma füüsilisest isikust klientidelt. Need on reeglina andmed, millised on vajalikud kliendi enda poolt valitud kauba ja teenuse müümiseks või osutamiseks ja varieeruvad kauba või teenuse müüginõuetest johtuvalt. Tavapäraselt kauba või teenuse müümisel isikuandmeid ei töödelda v.a. alkoholi ja tubakatoodete, samuti loto- ja õnnemängupiletite müümine või mõne muu vanusepiiranguga seotud kauba või teenuse müümine, mille käigus toimub kliendi tuvastamine pilti kandva isikut tõendava dokumendi alusel, vanuse või muude andmete kontroll. Üldjuhul piirdub selline isikuandmete töötlemine andmete lugemisega ja kontrollimisega, Reitan ei kogu, salvesta ega töötle andmeid muul viisil, kui käesolevas Privaatsusteabes on kirjeldatud. Eeltoodud müügitehingute käigus ei koguta ka kliendi kontaktandmeid nagu e-posti aadress, telefoninumber ja elukoha aadress. Isikuandmeid kasutatakse selleks, et täita kliendiga sõlmitud või vahendatavat lepingut, müüa kliendile tema poolt soovitud kaupa või vahendada kliendile tema poolt soovitud teenust. Reitan ei müü ega jaga isikuandmeid kolmandate isikutega v.a. nendega, kellega neid tuleb jagada seaduse alusel või kliendiga sõlmitud lepingu täitmiseks.

3.1.1. Õnnemängupiletite müügi käigus isikuandmete töötlemine (Eesti Loto)

Õnnemängupiletite müümisel nagu Eesti Loto pileteid, võtab Reitan kliendi isikut tõendava dokumendi enda kätte ja registreerib selle Eesti Lotole kuuluvas lototerminalis. Toimingud on vajalikud seadusest tulenevate nõuete täitmiseks (sh alla 16 aastastele isikutele ei ole lubatud õnnemängupiletite müük) ning õnnemängu korraldajale teenuse osutamiseks. Reitan edastab nõutud isikuandmed otse Eesti Lotole ja ei salvesta ega töötle isikuandmeid mistahes muul viisil. Reitan on sõlminud Eesti Lotoga lepingu, millises on Reitan ja Eesti Loto omavahel ära piiritlenud kummagi osapoole õigused ja kohustused isikuandmete töötlemisel, milline tagab isikuandmete töötlemise vastavuse ÜMga. Eesti Loto on kõnealuses suhtes vastutavaks ning Reitan volitatud töötlejaks ÜM mõistes.

3.1.2. Transpordipiletite müügi käigus isikuandmete töötlemine (Ridango)

Transpordipiletite müümisel ja tühistamisel võtab Reitan kliendi isikut tõendava dokumendi enda kätte ja registreerib selle Ridango’le kuuluvas transpordipiletite müügiprogrammis. Toimingud on vajalikud õigusaktidest ja Ridango lepingust tulenevate nõuete täitmiseks ning Ridangole teenuse osutamiseks. Reitan edastab nõutud isikuandmed otse Ridango süsteemi, kus toimub isikuandmete kontroll ja pileti väljastamine. Reitan ei salvesta ega töötle isikuandmeid mistahes muul viisil. Reitan on sõlminud Ridango`ga lepingu, millises on Reitan ja Ridango omavahel ära piiritlenud kummagi osapoole õigused ja kohustused isikuandmete töötlemisel, milline tagab isikuandmete töötlemise vastavuse ÜMga. Ridango on kõnealuses suhtes vastutavaks ning Reitan volitatud töötlejaks ÜM mõistes.

3.1.3. Alkoholi-, tubakatoodete, pornograafilise sisuga ja vägivalda või julmust propageerivate toodete müügi käigus isikuandmete töötlemine

Alkoholi-, tubakatoodete, pornograafilise sisuga ja vägivalda või julmust propageerivate toodete müümisel on Reitan kohustuseks tagada, et neid tooteid ei müüdaks alla 18 aasta vanustele isikutele. Kontrollimistoimingud on vajalikud seadusest tulenevate nõuete ja vanusepiirangu nõude täitmiseks. Viimati nimetatud nõuete täitmiseks on Reitanil õigus küsida kliendilt isikut tõendavat dokumenti. Reitani poolne andmetöötlus piirneb käesolevas punktis toodud ulatuses vaid isikuandmete lugemisega isiku ja tema vanuse tuvastamiseks, muul viisil esitatud isikut tõendavast dokumendist saadud isikuandmeid ei töödelda sh ei koguta ega salvestata.

3.1.4. Klienditoe telefonile helistamisel isikuandmete töötlemine

Klienditoe telefonile helistamisel on Reitanil õigus kõned salvestada. Sellest teavitatakse helistajaid alati enne kõne algust. Kuna Reitan on üks suhtluse osapooli on Reitanil õigus kasutada ja salvestada eesmärgipäraselt (näiteks tehingu tegemise tõendamiseks, meie klienditeeninduse parendamiseks jms) telefonivestluse käigus avaldatud andmeid. Sama kehtib ka olukorras, kus suhtluse algatajaks kliendiga on Reitan. Kui on vajalik helistaja isiku tuvastamine, siis küsitakse helistajalt isikutuvastuseks vaid minimaalselt vajalik kogus isikuandmeid. Kõnesalvesalvestusi säilitatakse kuni 60 päeva, peale seda need kustutatakse.

3.1.5. Videosalvestamine kauplustes ja kontoris

Kauplustes, kohvikutes ja Reitan kontoris toimub videosalvestamine ilma heli salvestamise funktsioonita, mille eesmärgiks on: töötajate, kaupluse ja kohviku pidajate ja külastajate kaitsmine, Reitani vara kaitsmine, varguste ja vandalismi ning muude kuritegelike rünnete ennetamine, selliste juhtumite uurimine, riskide maandamine ning samuti tehingute toimumise, isikut tõendavate dokumentide kontrollimise tõendamiseks, vastavale ametkonnale (nt toidu- ja veterinaaramet, keskkonnainspektsioon, tööinspektsioon) õigusaktides kehtestatud normide nõuetekohast täitmise tõendamiseks ning lepingupartneritele nendega sõlmitud lepingute kohase kauba käitlemise tõendamiseks (s.h. kauba väljapaneku asukoht, silmapaistvus, käitlemine jne) Isikuid teavitatakse sellisest tegevusest vastava teatega. Salvestistega kogutud andmeid töötleb Reitan ja salvestistele on ligipääs üksnes nendel isikutel, kelle tööülesannete täitmiseks see on vajalik. Salvestisi säilitatakse kuni 60 päeva. Salvestiste paigutus ja seadistus on selline, et sellelt ei ole näha ei Eesti Loto, Ridango ega muu tehingu tarbeks esitatava isikut tõendava dokumendist nähtuvaid isikuandmeid.

3.2. Reitani internetikeskkond www.rkiosk.ee; www.kiosk.ee, www.caffeine.ee nagu ka paljud teised samalaadsed keskkonnad koguvad teatavat infot automaatselt ja salvestavad selle logifailides. See info võib sisaldada IP aadressi, regiooni või üldist asukohta, kus arvuti või seade internetiühenduses on, kasutatava brauseri tüüpi, operatsioonisüsteemi ja muud kasutusega seotud infot s.h. lehekülgede külastamise ajalugu. Reitan kasutab seda infot selleks, et muuta oma internetikeskkonda paremaks, lihtsamaks ning kasutajasõbralikumaks. Samuti võib kasutada kliendi IP aadressi, et diagnoosida probleeme Reitani serveris ja veebilehe administreerimiseks, trendide analüüsimiseks, lehe külastajate tegevuse jälgimiseks lehel, samuti, et koguda ulatuslikumalt demograafilist informatsiooni, et paremini kindaks teha veebikeskkonna külaliste eelistusi. Internetikeskkond kasutab ka „küpsiste“ (cookies) süsteemi, millised ei jälgi veebikülastajate tegevust kolmandate osapoolte veebikeskkondades, ei teosta sihtmärgistatud reklaamindust nende kaudu ja seetõttu ei reageeri Do Not Track (DNT) signaalile. Kliendil on võimalus „küpsiste“ kasutust reguleerida, lubades või keelates nende kasutuse.

3.3. Reitani poolt loodud Lojaalsusprogrammiga liitumisel edastab liitujast füüsiline isik vastava nutiseadme rakenduse vahendusel oma isikuandmetest ees ja perenime, sünniaja, e-posti aadressi, ja telefoninumbri. Kuna lojaalsusprogramm võimaldab teostada rahalisi tehinguid, on ülalnimetatud isikuandmete maht see minimaalne vajalik, mis tuvastab tehingu teise poole ning vajadusel võimaldab tehingu täitmisega seonduvates küsimustes ühendusevõtu. Lisaks võimaldavad ülaltoodud isikuandmed vanusepiirangust kinni pidamist ning Lojaalsusprogrammi raames tehtavate pakkumiste suunamisel seadustes nõutud piirangute täitmist.

3.4. Lojaalsusprogrammi kasutamisel kasutatavad seaded, mida füüsilisest isikust lojaalsusprogrammiga liitunud andmesubjekt saab ise reguleerida, võimaldavad täiendavad isikuandmete kasutust.

3.4.1. Selliselt saab lojaalsusprogrammis oma asukoha kindlaks määraja seadet kasutades leida oma asukohale lähima R-Kioski, kus isikuandmeteks on isiku asukoht mingil kindlal ajahetkel. Reitan ei töötle neid andmeid muudel eesmärkidel ega salvesta neid andmeid.

3.4.2. Selliselt saab lojaalsusprogrammis oma sõbrale tasuta kohvi seadet kasutades identifitseerida endaga sõprussuhtes olev isik, kus isikuandmeteks on kahe isiku omavaheline seotus. Reitan ei töötle neid andmeid muudel eesmärkidel kui selle kasutaja poolt deklareeritud sõprussuhtega kaasnevate hüvede osutamine ja säilitamine. Vastavalt sõprussuhte muutumisele saab igal ajal sellise sõprussuhte ka annulleerida lojaalsusprogrammis.

3.4.3. Lojaalsusprogrammis kasutatava krediidiasutuse maksevahendi kasutusel edastatavad isikuandmeid ei töödelda rakenduses endas, vaid nende andmete töötlemine leiab aset vastavat teenust osutavas krediidiasutuses nende vastava makselahenduse alusel.

3.4.4. Lojaalsusprogrammis töödeldakse andmesubjektide isikuandmeid vastavate lühi- ja pikaajaliste soodustuste (kampaaniate, sihtpakkumiste jms) kindlaksmääramise regulatsiooni raames ostuajalugu ning maksekäitumist. Olenevalt vastava soodustuse tingimuste sisust (kampaaniad, sihtpakkumised) töödeldakse andmeid ka andmesubjektide vanuse (et ära hoida sobimatud pakkumised alaealistele) osas.

3.4.5. Lojaalsusprogrammis töödeldakse andmesubjektide isikuandmeid statistilistel eesmärkidel, tegemaks kindlaks hooajaliste kaupade nomenklatuur, vajalik kogus ning aktiivsemad müügiperioodid, kaupade sihtgrupid vastavalt klientide eelistustele ning müügi andmed, tegemaks lühi- ja pikaajalisi müügiprognoose.

IV. Millal ja kuidas Reitan convenience estonia as isikuandmeid hoiab

4.1. Kliendi kohta kogutud andmeid (lihtsalt loetud ja mitte kogutud andmeid ei hoita ega säilitata), millised on saadud kliendi ostude kaudu, hoitakse Reitanis ajavahemiku, mil kehtib seaduses sätestatud nõuete esitamise aegumistähtaeg (tulenevalt Andmekatise Inspektsiooni praktikast „Seire kokkuvõte „Isikuandmete kaitse seaduse nõuete täitmine kiirlaenukontorites““ asub siin: https://www.aki.ee/sites/default/files/seired/Kiirlaenu%20seire%20kokkuv%C3%B5te.pdf) on selleks maksimaalselt 13 aastat), misjärel isikuandmed kustutatakse. Andmeid hoitakse andmebaasis, millist administreerib Reitani lepingupartner, kes asub ÜM kaitselaga võrdsustatud riigis. Reitan on sõlminud lepingupartneriga lepingu, millises on Reitan vastutava isikuna ja lepingu partner volitatud isikuna on omavahel ära piiritlenud kummagi osapoole õigused ja kohustused, milline tagab isikuandmete töötlemise vastavuse ÜMga.

V. Millal ja kuidas Reitan convenience estonia as kliendi isikuandmeid kasutab

5.1. Isikuandmeid kasutatakse kliendiga sõlmitud lepingu täitmiseks s.o. kauba müümiseks või teenuse osutamiseks.

5.2. Isikuandmeid kasutatakse ka selleks, et uuendada oma internetikeskkonda ja kauba ning teenuste sortimenti vastavalt klientide eelistustele, huvidele, vajadustele ning, et õppida paremini tundma klientide soove ja eelistusi.

5.3. Kui klient on andnud nõusoleku uudiskirjade, spetsiaalsete reklaamide, otsepostituste, jms saamiseks meilt, saadame soovitud infot. Sellisest e-kirjadest on võimalus edasiselt loobuda tehniliselt sama kergelt, kui oli nendega nõustumine.

5.4. Kliendi isikuandmeid jagatakse teenusepakkujatega, kelle teenus on vältimatu sõlmitud lepingute täitmiseks ja teenuste osutamiseks.

5.5. Samuti võime jagada kliendi isikuandmeid kui selline vajadus tuleneb kuritegude uurimisest, kohtunõuete täitmisest, elu ja tervist vahetult ohustava ohu vältimiseks või ära hoidmiseks, seoses müügi, ostu, ühinemise, reorganiseerimise, kliendiga seotud finantseerimise, likvideerimise, lõpetamise või sarnase ettevõttega seotud toiminguga. Sellistel

puhkudel kinnitame, et võtame tarvitusele kõik vajalikud meetmed, et kliendi isikuandmed oleks piisavalt kaitstud.

5.6. Loosimistel ja muudel sarnastel ettevõtmistel osalemiseks vajaliku info kogumisel kasutatakse saadud isikuandmeid selleks, et võidu korral oleks võimalik kliendiga ühendust võtta. Kui auhinna väljapanek on toimunud mõne teise lepingupartneri poolt, edastatakse isikuandmed temale võitjaga ühenduse saamiseks. Reeglina on sellistel auhinnamängudel osalemise eeltingimuseks kliendi isikuandmete kasutamiseks nõusoleku andmine ka muudeks otstarveteks, mistõttu palume kliendil auhinnamängudel osalemisele eelnevalt tutvuda hoolikalt auhinnamängu tingimustega.

VI. Isikuandmete liikumine väljapoole EL’i või nendega võrdsustatud piirkondi

6.1. Reitan asub Eesti Vabariigis, mis on Euroopa Liidu üks liikmesriikidest. Isikuandmeid, mida Reitan kogub töödeldakse Eesti Vabariigis, Leedu Vabariigis (andmete hoidja asukoht), Taani Kuningriigis ja Ameerika Ühendriikides (osade kaustatavate „küpsiste“ poolt edastatavate andmete sihtriigid). Klientide andmeid ei edastata väljapoole Euroopa Liitu või sellega andmekaitselase kaitse aspektist võrdsustatud riiki.

VII. Andmesubjekti õigused

7.1. Privaatsusteave on mõeldud kliendile informatsiooni edastamiseks selle kohta, millist teavet Reitan kliendi kohta kogub ning kuidas seda kasutatakse. Kui klientidel on küsimusi puudutavalt isikuandmeid, palume võtta ühendust järgmise e-postiaadressi vahendusel klienditugi@reitanconvenience.ee või ülal toodud postiaadressil.

7.2. Kui klient soovib teada saada kas Reitan töötleb tema isikuandmeid või klient soovib ligipääsu oma isikuandmetele, tutvuda oma isikuandmetega, isikuandmeid parandada või kustutada või isikuandmete töötlemist piirata, nõusolekuid tagasi võtta või esitada vastuväide isikuandmete töötlemisele, palume Reitaniga ühendust võtta järgmise e-postiaadressi vahendusel klienditugi@reitanconvenience.ee või ülal toodud postiaadressil.

7.3. Füüsilisest isikust klientidel on õigus oma andmete ülekandmisele. Reitan võimaldab saada masinloetaval kujul kliendi valdusesse oma isikuandmed või lasta need teisele teenusepakkujale otse edastada. Siin ei saa Reitan aga tagada, et teine teenusepakkuja on võimeline kliendi isikuandmeid vastu võtma. Andmete ülekandmise õigus on piiratud kliendi poolt Reitanile esitatud struktureeritud andmetega üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul; õigus rakendub ainult andmetele, mida Reitan kasutab kliendiga sõlmitud lepingu täitmiseks või nõusoleku alusel ning ainult automatiseeritult ja vastava õiguse teostamisel peab Reitan arvestama ka kolmandate isikute õigustega privaatsusele. Õiguse kasutamiseks palume võtta ühendust e-posti aadressil klienditugi@reitanconvenience.ee või ülal toodud postiaadressil.

Uuri andmesubjekti õiguste kohta täpsemalt siit: www.aki.ee

VIII. Kliendi andmete turvalisus

8.1. Kaitsmaks isikuandmeid ja isiku identifitseerimist võimaldavat infot, mida kliendid sisestavad Reitani internetikeskkonnas, kasutab Reitan füüsilisi, tehnilisi ja administratiivseid kaitsemeetmeid. Selliselt uuendab ja testib Reitan kasutatavaid kaitse tehnoloogiaid regulaarselt. Reitani internetivõrgud on kaitstud tulemüüride ja sisse tungimist avastava tarkvaraga. Klientide isikuandmetele ligipääs on piiratud vaid nende töötajateni, kes vajavad sellist informatsiooni klientidega sõlmitud lepingute täitmiseks või muul seaduslikul alusel.

8.2. Reitan kasutab mõistlikke meetmeid, et kaitsta klientide isikuandmeid ja Reitani tegevus on allutatud asjakohase infoturbe kehtivale seadusandlusele. Tuleb siiski märkida, et ükski internetileht või andmebaas ei ole lõpuni turvaline e. nn „häkkimiskindel“. Reitani internetikeskkonnad ei kasuta nuhkvara (Spyware).

8.3. Sellele lisaks, koolitab Reitan oma töötajaid saavutamaks töötajate seas suurema teadlikkuse isikuandmete kaitse tähtsusest ja vajadusest. Reitani pühendumus väljendub ka töötajaid otse puudutavates ettevõtte sisestes regulatsioonides, millistesse on põimitud andmekaitsealased sätted.

IX. Privaatsusteabe muutmine ja täiendamine

9.1. Nagu iga organisatsioon ja regulatsioonid nii ka Reitani ja andmekaitse regulatsioonid sh tõlgendused, kindlasti muutuvad ajas ja ruumis, mistõttu on ainult õige eeldada, et selliselt võib tekkida ka vajadus tulevikus Privaatsusteabe muutmise ja täiendamise järele. Ülaltoodu tõttu teatame, et Reitanil on õigus muuta ja täiendada Privaatsusteabe sisu igal ajal sellest kliente ette teavitamata. Muudatused avaldame samal oma Privaatsusteabe veebilehel. Reitan võib küll kliente teavitada nt e-posti vahendusel olulisematest muudatustest Privaatsusteabe tingimustes, kuid kõige kindlam on, kui klient ise külastate piisavalt tihedalt Privaatsusteabe lehte, et tutvuda selle ajakohastatud ja kehtivate tingimustega (uuri täpsemalt siit: www.rkiosk.ee).

X. Töötajate privaatsusteave

10.1. Töötajate privaatsusteave on koostatud eraldi dokumendina ning on kättesaadav vaid töötajatele.

XI. Küsimused, kaebused

11.1. Kui kliendi poolt meile usaldatud isikuandmed on muutunud, palun võtke Reitaniga ühendust. Kui kliendil on täiendavaid küsimusi tema isikuandmete kohta, kindlasti võtke Reitaniga ühendust. Reitan vastab koheselt seadusega ettenähtud tähtaja jooksul. Tuleb samas valmis olla, et isikuandmete kaitsmise raames võib Reitan kliendilt paluda isiku tuvastamiseks täpsemat infot enne küsimustele vastamist. Reitan peab olema kindel, et info läheb ainult õigele inimesele. Mõningatel juhtudel saab Reitan ka täielikult või osaliselt keelduda kliendi palvest, kui seadus lubab või nõuab meilt seda.

11.2. Juhul, kui klient leiab, et isikuandmetega on käitutud privaatsusteavet rikkudes või hooletult või kui kliendil on küsimusi, on kliendil alati õigus kontakteeruda ja teavitada sellest ülal toodud andmekaitsespetsialisti postiaadressil.

11.3. Kliendil on alati õigus pöörduda oma privaatsusõiguste ja andmete kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole. Andmekaitse Inspektsioon on riiklik asutus, mille poole saab pöörduda ka konsultatsiooni või abi saamiseks kõikides isikuandmete kaitse küsimustes.